Teknik şartname, yeni yapılacak binanın kontrollü bir şekilde yapılmasını sağlayan imalatta kullanılacak malzeme ve işçilik kalitesini belirleyen tarafların aralarında anlaştığı kuralları içeren temel bir sözleşme metnidir.
Maliklerin istediği şekilde bir binanın yapılmasını garanti altına alan teknik şartnamede anlamı muğlak olan cümlelerin olmaması gerekir.
İyi hazırlanmış bir teknik şartnamenin uzman kişiler tarafından hazırlanması ve/veya kontrol edilmesi tavsiye edilir.
Daha önceden başka bir iş için hazırlanan teknik şartnameleri hazır kalıp olarak kullanmak yerine projeye özel olarak mimari, statik, mekanik ve elektrik projeleri hazırlandıktan sonra hazırlanması önemle tavsiye edilir.
Teknik şartnamede mümkün olduğunca yalnızca marka değil kullanılacak malzemenin ilgili markanın hangi modeli olduğuna kadar ince düşünülerek hazırlanması gerekir.
Örneğin seramik imalat kalemi için teknik şartnamenin içinde geçen kısmı düşünelim. Yalnızca marka yazıyorsa o markanın en düşük serisi ya da çıkma bir ürünü müteahhit firmanın kullanmasının şartnameye herhangi bir aykırılık teşkil etmeyeceği açıktır. Ancak aynı seramik üreticisinin hangi seramik serisinin ya da serilerinin kullanabileceği yazan bir teknik şartnamede böyle bir durumla karşılaşılmayacaktır.
Ayrıca yalnızca kullanılacak malzemenin ne olacağını tanımlamaz teknik şartname aynı zamanda o malzemenin nasıl kullanılacağını da tamımlar. Örneğin sıvaların ne kalınlıkta yapılacağı, betonun nasıl uygulanacağı yapılan işçiliğin hangi durumda kabul edileceği hangi durumlarda kabul edilemeyeceği gibi imalatın uygulamasına dair kuralları da tanımlamalıdır.
Buradan da anlaşılacağı üzere teknik şartname hazırlamak malzeme ve işçilik alanında tecrübe sahibi uzman bir ekip tarafından hazırlanmalıdır ve kontrol edilmelidir.